4.3 JELASKAN AKTIVITAS BISNIS DALAM SIKLUS PENGELUARAN DAN CONTOH DIAGRAM ARUS DATA

Aktivitas bisnis dalam siklus pengeluaran :

1.       Memesan barang, Perlengkapan, Dan Layanan

-          permintaan pembelian

-          membuat pesanan pembelian

-          meningkatkan efisiensi dan efektivitas

2.       Menerima dan Menyimpan Barang, Perlengkapan Dan Layanan

Bagian penerimaan mempunyai 2 tanggung jawab utama:

-          Memutuskan apakah menerima pengiriman

-          Memeriksa jumlah dan kualitas barang

3.       Membayar Barang, Perlengkapan Dan Layanan

-           Menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk dibayar

Contoh DIGRAM ARUS DATA :

Keterangan:

1. Permohonan

2. Pemberitahuan

3. Order Pembelian

4. Nota Pembelian

5. Nota Penerimaan

6. Pengiriman

7. Nota Penerimaan

8. Laporan Penerimaan

9. Pemberitahuan Penerimaan

10. Faktur

11. Faktur Disahkan

12. Paket Tanda Bukti

13. Pembayaran

sumber :

http://lautanhidupku.blogspot.co.id/2013/10/v-behaviorurldefaultvmlo.html?m=1

http://abinugraha.blogspot.co.id/2013/01/aplikasi-siklus-pendapatan-dan.html?m=1

4.2 SEBUTKAN BAGIAN-BAGIAN YANG TERKAIT DALAM SIKLUS PENGELUARAN DAN TUGASNYA

Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi

·         Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan menginputnya ke komputer

·         Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai pembelian barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada masing-masing pemasok dan juga riwayat layanan pemasok.

·         Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan membuat laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap menerima tagihan.

·         Bagian hutang, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok.

·         Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada pemasok sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh potongan tunai dan menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.

Keterangan :

1.       Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas

(misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi pencatatan utang. Permintaan cek ini harus mendapat persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan.

2.       Fungsi pencatatan utama

Fungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.

3.       Fungsi keuangan

Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.

4.       Fungsi akuntansi biaya

Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.

5.       Fungsi akuntansi umum

Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.

6.        Fungsi audit intern

Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas (cash count) secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (akun kas dalam buku besar). Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.

Fungsi-fungsi terkait dalam transaksi siklus pengeluaran

1.       Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas

2.       Fungsi pencatatan utang

3.       Fungsi keuangan

4.       Fungsi akuntansi biaya

5.       Fungsi akuntansi umum

6.       Fungsi audit intern

7.       Fungsi penerimaan kas Bagian pemasaran atau bagian-bagian lain

Sumber :

http://ilhamposts.blogspot.co.id/2012/11/siklus-pengeluaran.html?m=1

4.1 Jelaskan Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran atas barang dan jasa yang dibeli.Pembahasan kali ini memfokuskan pada pembelian bahan baku,barang jadi,perlengkapan dan jasa.Dalam Siklus pengeluaran yang merupakan siklus kedua dari siklus kegiatan pokok perusahaan,terkait empat kejadian ekonomi atau transaksi akuntansi,yaitu pembelian, penerimaan barang,pencatatan utang dan pelunasan utang.Dalam melaksanakan keempat transaksi tersebut,perusahaan menggunakan empat subsistem,yaitu sistem pembelian,sistem penerimaan,sistem pencatatan utang atau sistem voucher,dan sistem pengeluaran kas.

Dalam siklus ini,pihak eksternal yang terlibat dalam pemasok,sedangkan pihak internal yang terkait adalah siklus produksi,siklus pendapatan,dan siklus buku besar dan pelaporan. Bentuk Interaksi antara siklus pengeluaran dan siklus lainnya adalah siklus pengeluaran menerima pemberitahuan dari siklus pendapatan dan sistem produksi tentang kebutuhan barang dan bahan baku,dan juga memberitahu kapan barang tersebut harus diterima.Siklus pengeluaran juga mengirimkan data biaya ke siklus buku besar dan pelaporan untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan dan laporan kinerja.Interaksi tersebut digambarkan secara lengkap pada sebuah diagram konteks-yang merupakan level tertinggi dari diagram arus data.

Siklus pengeluaran dapat diselenggarakan secara manual dan berbasis komputer. Perbedaan pokok kedua cara tersebut adalah pada mekanisme pengolahan datanya,sedangkan input dan output yang dihasilkan relative sama.berikut ini akan diuraikan masing-masing sistem secara komprehensif.

a.       Tujuan Siklus Pengeluaran

Tujuan Siklus pengeluaran adalah memudahkan pertukaran kas dengan pemasok barang atau jasa perusahaan.secara lebih luas,tujuannya adalah :

1.       Menjamin bahwa semua barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan aturan yang dibutuhkan.

2.       Menerima semua barang yang dipesan dan memastikan bahwa barang yang diterima dalam kondisi baik.

3.       Mengamankan barang hingga dibutuhkan

4.       Menentukan faktur yang berkaitan dengan barang dan jasa yang benar

5.       Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran dengan tepat

6.       Mengirimkan uang ke pemasok yang tepat

7.       Menjamin bahwa semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diizinkan.

8.       Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.

b.      Fungsi Siklus Pengeluaran

Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari :

1.       Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut

2.       Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang

3.       Memastikan validitas kewajiban pembayaran

4.        Menyiapkan pengeluaran kas

5.       Mengelola utang usaha

6.       Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum

7.       Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan

c.       Dokumen dan Laporan

Dokumen yang digunakan dalam siklus ini adalah:

1.       Jenis Transaksi

2.       Dokumen yang Digunakan

3.       Pembelian Kredit

4.       Permintaan Pembelian

5.       Pesanan Pembelian

6.       Laporan Penerimaan Barang

7.       Voucher

8.       Pengeluaran Kas

9.       Check

10.   Retur Pembelian

11.   Memo Debit

Laporan yang dihasilkan dalam siklus ini adalah :

Seperti halnya aplikasi yang lain,dalam aplikasi pengeluaran ini juga dihasilkan tiga macam laporan,yaitu laporan pengawasan(control report),register,dan laporan khusus(special report). Meskipun demikian,informasi yang disajikan dalam laporan-laporan tersebut berbeda-beda antara satu aplikasi dengan aplikasi yang lain.

1.       Laporan Kontrol / pengawasan (control report)

Laporan ini meringkas perubahan yang dilakukan terhadap sebuah file.Akuntan menggunakan laporan ini untuk menentukan ada tidaknya perubahan file yang tidak semestinya atau untuk menjamin bahwa tidak ada transaksi yang hilang selama proses pengolahan data berlangsung.Laporan ini berisi informasi tentang: transaksi yang telah diposting, jumlah angka atau nomor transaksi,daftar perubahan yang dibuat selama pemeliharaan file. Dalam sistem berbasis komputer,laporan ini menyajikan record count,control total,dan hash total. Petugas pengawas data mengkaji laporan ini dan membandingkan total tersebut untuk menguji bahwa semua perubahan (terhadap file) telah dilakukan secara tepat.

2.       Register

Laporan ini berisi daftar transaksi yang dicatat dalam periode waktu tertentu,misalnya satu hari,satu minggu,atau satu bulan.Laporan ini berisi ringkasan data yang telah di posting ke rekening buku besar,sehingga dapat digunakan untuk melakukan telusuran audit(audit trail) terhadap saldo-saldo rekening.Register ini dalam sistem manual disebut dengan jurnal khusus,oleh karenanya register dalam sistem yang berbasis komputer sering pula disebut dengan jurnal.

3.       Laporan Khusus,

Laporan khusus dalam siklus pengeluaran ini membantu manajer dalam membuat jadwal pembayaran utang kepada pemasok.Laporan khusus yang dihasilkan dalam siklus ini mencakup:

Laporan Faktur Terbuka(Open Invoices Report).Laporan ini berisi daftar faktur pembelian yang belum di bayar pada tanggal laporan.Data yang dilaporkan adalah data pemasok dan jumlah utang kepada setiap pemasok.

Sumber :

http://ilhamposts.blogspot.co.id/2012/11/siklus-pengeluaran.html?m=1

http://anwarsaya.blogspot.co.id/2013/10/siklus-pengeluaran-sistem-informasi.html?m=1